כנס איכותי הוא כנס המשלב בצורה אידיאלית בין תוכן מקצועי לבין חוויה מהנה ונעימה עבור האורחים שהוזמנו לכנס. תוכן מקצועי מאפשר למארגני הכנס להציג בפני האורחים מידע חיוני אודות החברה ופעילותה, הרצאות מעשירות בתחום ועדכונים חשובים. לעומת זאת החלק המהנה לא פחות חשוב, והוא מאפשר למארגנים הזדמנות להעניק לאורחים מפגש מגבש, בו יוכלו להכיר אחד את השני יותר טוב, לחוש מוערכים ועל ידי כך לבסס לויאליות ומסירות כלפי החברה. התוכנית אומנותית יכולה לכלול הופעת אומן, מוסיקת רקע נעימה, ארוחה טובה וזמן מינגלינג, בו האורחים יוכלו לשוחח ולהנות. איך ניתן להפיק כנס מושלם שכזה? כל מה שאתם צריכים לדעת מופיע במאמר הבא.
תקציב, תכנון, עיצוב
הפקת כנסים מקצועיים דורשת תשומת לב והקפדה על אינספור פרטים קטנים, אך תכנון נכון של כנס מקצועי מתחיל קודם כל בתקציב. וודאו שאתם יודעים מהו התקציב שעומד לרשותכם ובצעו חלוקה נכונה, תוך התייחסות לכל הפרטים החשובים שאמורים להיות כלולים בכנס. התחילו בהוצאות הגדולות וחשובות כמו: מקום, קייטרינג ותוכנית אומנותית, והמשיכו לפרטים הקטנים יותר, אך חשובים לא פחות כמו: עיצוב, מיתוג, הכנה וארגון התוכן המקצועי- בניית מצגות, מערכת הגברה, תאורה וכדומה.
תכנון נכון יצמצם את האפשרות לשיבושים וטעויות, בין אם אתם מתכננים להקרין סרטונים או מצגות, לערוך סידרה של נאומים או הרצאות, יש להתכונן לכך מראש עם ציוד מתאים ואפילו עם מערכת גיבוי לכל תקלה שלא תהיה. בנוגע למערכות ההגברה והתאורה, חשוב לקיים בדיקות טרם האירוע, בכדי לשים לב שיש תאורה מספקת ושהווליום אינו צורם. מומלץ לדאוג לנוכחות של איש טכני במהלך האירוע, שילווה אתכם בכל שלב באופן חלק וללא תקלות. "הפרטים הקטנים" הם אלו שיקבעו את מידת ההצלחה של הכנס שלכם.
בחירת המיקום המתאים – איך בוחרים?
בחירת המקום הנכון לכנס היא אחת הבחירות החשובות והמשמעותיות, אשר תשפיע על אופי הכנס ועל סוג החוויה שתעניקו לאורחים שלכם. כמובן שבחירה זו מבוססת על שני גורמים עיקריים: תקציב וכמות מוזמנים. חלל קטן מידי עלול לגרום לתחושה של דחיסות ומחנק, ואילו חלל גדול מידי יכול לתת הרגשה של כנס נכשל, מאחר ולא הגיעו מוזמנים. על כן חשוב להגדיר מראש מהי כמות המוזמנים הרצויה ואף לבצע אישורי הגעה. עוד נושא שיש להתייחס אליו הוא מיקום- בחירת האזור בארץ, השתדלו לבחור מיקום שיהיה קרוב ונוח מבחינת נגישות למרבית המוזמנים, דבר שיבטיח אחוז הגעה גבוה.
צילום בכנסים
תיעוד כנסים מקצועיים הוא עניין חשוב, הפקת כנסים מקצועיים כרוכה בלא מעט הוצאות, וכדאי לנצל את המאמץ וההשקעה בכדי להפיק תוכן שישרת את החברה המארגנת גם לאחר מכן. כאשר אתם מחליטים לתעד כנס מקצועי חשוב לסכם מול הספק מה בדיוק אתם רוצים, מלבד התיעוד של הכנס במלאו. לדוגמא תוכלו לבקש סרטון תדמית שיכלול ברובו תוכן יותר ויזואלי ופחות תוכן מקצועי כמו הרצאות, נאומים וכדומה. בהתאם לגודל הכנס שיקלו גם את האפשרות להזמין יותר מצלם אחד, כך שמצלמה אחת תתעד את הכנס עצמו ואילו השנייה את האווירה, המוזמנים ועוד. כמובן שגם במקרה הזה התקציב הוא זה שיכריע.
בחירת קייטרינג לכנסים
אז אחרי כל ההשקעה והתכנון של התוכן הנכון, המיקום, הציוד הנדרש, איך אפשר שלא להתייחס לנושא חשוב במיוחד- האוכל! קייטרינג איכותי הוא המפתח להפקת אירוע מוצלח, שלא יפסיקו לדבר עליו. מה זה אומר קייטרינג איכותי? מלבד אוכל טעים, קיטרינג איכותי שם דגש על אירוח מושלם, שירות ברמה גבוה, אוכל שמוגש חם ונראה טוב, כמות מספקת לכלל האורחים ועוד. על פי סוג האורחים ושעת האירוע בחרו את התפריט המתאים, לשעות הבוקר יתאים כמובן תפריט קליל חלבי ואילו לשעות הערב תפריט בשרי. אל תשכחו לבדוק המלצות ואפילו לטעום.
