הרבה מאוד בעלי עסקים מחזיקים מחסן, חלק בגלל חיוב החוק וחלק בגלל הצורך באחסון ציוד וסחורה. כך או כך, כדי לייעל את השימוש במחסן יש לשכור את המחסן המתאים, שיענה על הצרכים האמתיים של העסק מבחינת גודל וצורת אחסון, וכדי לאפשר הכנסה והוצאה של הציוד בקלות ובנוחות בשעת הצורך. מנהלי חברת 'תיבת נוח' המציעה מחסנים להשכרה מסבירים איך בוחרים מחסן להשכרה.

ברור שהגודל קובע

בכל האמור למחסנים התשובה לשאלה האם הגודל קובע או לא היא חד משמעית – כן. קודם כל, חישוב המחיר בהשכרת מחסנים נעשה לפי גודל המחסן, וככל שהמחסן גדול יותר תשלמו עליו יותר כסף. כלומר, התאמה מקסימלית של צרכי האחסון האמתיים של העסק לגודל המחסן הם הכרחיים כדי לחסוך בעלויות. גם עלויות המשנה יהיו קטנות יותר כיוון שברור שעל מחסן קטן יותר יהיו פחות הוצאות אחזקה, חשמל וכו', ואין טעם לשלם על חלל כפול מזה שאתם צריכים באמת. על מחסן קטן מדי אנחנו בכלל לא מדברים, כי במקרה כזה הבלגן שייווצר יהיה גדול בהרבה מהתועלת שתקבלו ממנו, כאשר הוצאת והכנסת פריטים למחסן תהפוך ליום עבודה שלם ודברים ייעלמו בתוכו בקלות רבה.

לכמה זמן

ככל ששוכרים את המחסן ליותר זמן כך עלות ההשכרה פר יום או חודש יורדת. כשמדובר בעסקים, השכרת המחסן נעשית, בדרך כלל, לטווח ארוך, וכדאי שתהיו סגורים על חברת האחסון איתה אתם רוצים לעבוד כדי להתחייב לזמן ממושך ולשלם את העלות המינימלית האפשרית.

צרכים מיוחדים

אם אתם זקוקים לתנאי אחסון מיוחדים כמו בקרת טמפרטורה או אחסון חומרים שמצריכים תנאים אחרים, חשוב מאוד לציין זאת מראש בפני חברת האחסון. יכול להיות שכלל אין להם מחסנים מתאימים, אך אם יש להם, כדאי שהם ידעו זאת ויעזרו לכם למצוא את המחסן המדויק שאתם זקוקים לו. כמובן שכל המחסנים  צריכים להיות אטומים בפני חדירת מים וממוגנים מפני אש, ובכל מקרה צריך להיות ביטוח תכולה מלא.

קרוב או רחוק

קשה מאוד עד בלתי אפשרי למצוא מחסן להשכרה בקרבת בית העסק. אם תצליחו למצוא איזשהו חלל פנוי, הוא בוודאי לא יהיה מחסן ייעודי אלא חלל אחר שעבר הסבה למחסן, ולא בטוח שיתאים בגודלו ומבנהו לצרכים האמתיים של העסק. ברוב המקרים, אין בעיה לאחסן את הציוד במחסן מרוחק יחסית, ולהחזיק בחנות או באולם התצוגה רק דגם אחד מכל סוג, כל עוד מקפידים לעבוד עם חברה המספקת שירות אחסנה שמסוגלת לדאוג גם ללוגיסטיקה הנלווית של שינוע הציוד, או שיש לכם את האפשרות לשנע ציוד אל ביתו של הלקוח ברגע שהוזמן.

ללכת על הצד הבטוח

סיבה טובה לשכור מחסן דרך חברת אחסנה מקצועית שיש לה מתחמי אחסון בפריסה ארצית היא כל הפרטים הנלווים לאחסנה: שירותי הדברה קבועים במקום, ביטוח מלא, ציוד לגילוי וטיפול בעשן ואש, וכן שירותי אבטחה ושמירה 24/7. כשיש לכם את כל זה אתם יכולים לישון בשקט. כשאין לכם את זה, דאגה מתמדת לסחורה תתקבע אצלכם בראש, ותכרסם אתכם מבפנים לאט גם אם לא תרגישו. חבל.

סדר ונקיון

לפני התחייבות לחברת אחסון ערכו סיור המתחם האמור. בדקו את רמת האבטחה כפי שהיא נראית לעין ובקשו לראות את המצלמות, למשל. שימו לב לרמת הניקיון במקום ובקשו לראות את המחסנים מבפנים. חברת אחסנה אחראית תחזיק את המחסנים נקיים בכל עת, ולא תמצאו בהם לכלוך או חרקים – חיים או מתים – בשום שלב.

אחריות ואמינות

פרמטר נוסף שיש לחשוב עליו הוא אמינות החברה ממנה את שוכרים מחסן ואת רמת המקצועיות והניסיון שלה בתחום. העדיפו תמיד חברות בעלות מוניטין בתחום האחסנה, שיש להם ניסיון רב בתחום והן משרתות בעלי עסקים רבים אחרים. אל תהססו לבקש המלצות ולקרוא היטב את כל האותיות הקטנות בחוזה כדי לבדוק מה בדיוק מכסה האחריות ומה לא, ומה החברה מבטיחה.