האסוציאציה הראשונה שעולה למשמע המילה 'משרד' היא לא פעם ערימות של ניירת, קלסרים עמוסים עד להתפקע, דפי ממו, מרקרים, מהדקים ועוד ועוד כל שלא בכדי זכו חנויות מכשירי הכתיבה לשם 'חנויות לציוד משרדי'. אבל כמו בכל תחום אחר בחיים, גם המשרד שינה את פניו וקפץ קדימה, היישר אל שנות ה-20 של המאה ה-21. לא עוד ניירת, לא עוד קלסרים ולא עוד סיכות מהדק, הטפסים במשרד של ימינו הם טכנולוגיים, דיגיטליים ומתקדמים מאוד.

אז למה כדאי לעבור לעבוד עם טפסים דיגיטליים?

נציג לפניכם מספר סיבות מדוע כדאי לכם לעבור לטפסים דיגיטליים:

בשביל החיסכון

הסיבה הראשונה והפשוטה ביותר היא חיסכון. יעילותו של עסק נמדדת בין השאר ביכולת שלו לחסוך ולמרות ההשקעה הראשונית במעבר לעבודה עם טפסים דיגיטליים, החיסכון שנצבר בסופו של דבר הוא אדיר, הן בכוח אדם, שכן עבודה דיגיטלית דורשת פחות כוח מזכירותי שיתייק, יקליד, ידפיס, יחתים ויקבל את הלקוחות. הן בכלי העבודה, שכן לא צריך לקנות דפים, קלסרים או כל ציוד משרדי רב והן במקום האחסון הנדרש לשמירת הטפסים. במקום חדרי ארונות נוספים לשמירת תיקיות וקלסרים מתרכז כל החומר בהארד דיסק קשיח או בענק ונוצר גם חיסכון כלכלי.

כדי למנוע פגישות מיותרות

תקופת הקורונה הוכיחה זאת במיוחד, אבל גם לפניה וגם עוד הרבה אחריה, כשעולם העבודה הופך לדיגיטלי, פגישות פנים אל פנים הופכות לעול מעיק. העולם הווירטואלי משתלט על כל שוק, מגזר תעסוקתי ובכלל ושימוש בטפסים דיגיטלים מונע בקביעת פגישות רבות לאין ספור כדי לחתום על טפסים פעם אחר פעם וחוסך זמן יקר לשני הצדדים.

כי מתאפשרת הנגשה של המידע בקלות

מעבר לעבודה בסביבה דיגיטלית מאפשרת את הנגשת המידע בקלות. צריכים חתימה של לקוח? שיקרא טופס ויבין? שימלא טופס לרישום או ישאיר פרטים? אם בעבר הכל היה נעשה בצורה טלפונית, פנים אל פנים או אפילו דרך המייל, היום אפשר לרכז את הכל באתר אינטרנט אחד שיאפשר הנגשה נוחה ואיכותית של המידע והטפסים ויאפשר ריכוז של הנתונים שמתקבלים דרך האתר.

כדי להגן על החומר הרגיש

טפסים ומידע שנאסף ונצבר בארונות ומגירות יכול להתכלות ברגע אחד. שריפה, רעידת אדמה או סתם פריצה למשרד עשויים להביא לאיבוד של חומר רב, טפסים חשובים ומידע רגיש. עבודה עם טפסים דיגיטליים מאפשרת לשמור אותם כשהם מוגנים בענן עם חומות אש וחומות הגנה שיקשו גם על פריצה של ההאקרים הטובים ביותר. החומר שנצבר נשמר בחוות שרתים אדירות ומאפשר שיחזור שלו גם במקרה של מחיקה בטעות.

בשביל להישאר חדשניים ורלוונטיים

מעבר לחיסכון בזמן, בכסף או בצורך בהגנה,המעבר לשיטה דיגיטלית נועד בעיקר כדי להתאים את המשרד לרוח התקופה והזמן וכדי להתייעל. משפט חכם אומר שמי שלא מתקדם עם הזמן, הולך איתו לאחור וכך גם בנושא זה. כשמשרד ממשלתי מבקש לשלוח פקס, התגובה היא תסכול, עצבים או כעס, אף אחד לא אוהב את הצורך לחפש מכשיר מיושן ולשלוח באמצעותו חתימה, כשאפשר לעשות הכל בצורה דיגיטלית. התקדמות טכנולוגית ומעבר לטפסים דיגיטליים ישאירו את הלקוחות מרוצים ושמחים, כי בעוד היום להגיע ולחתום זה מיושן אבל מקובל, בעוד שנים מעטות זה כבר יהיה לא רלוונטי וכמעט לא לגיטימי לבקש.