מסמכים פזורים בכל עבר, ציוד אישי של העובדים ואפילו מחשבים חשופים ללא סיסמא. בשגרת העבודה תתיכן פרצת אבטחה עלולה להתרחש במהלך יום העבודה, מבלי שתבחינו בה כלל. סכנה שתגדל בעת מעבר משרד. הנה מספר דרכים לשמירה על המידע העסקי והפרטי שלכם.
שמירה על מסמכים
מסמכים הנמצאים על שולחנות או בקלסרים פתוחים מהווים פרצה הקוראת לגנב. גם אם המשרד שלכם אינו עוסק במידע מסווג, הרי שיש צורך לשמור על המידע המצוי במסמכים אלו, בעיקר אם הוא מכיל מספרי חשבון של לקוחות ופרטים אישיים.
ולא רק הלקוחות בסכנה, שכן בכל עסק ובו מחלקת הנהלת חשבונות או מחלקת שכר ישנם מסמכים הנושאים את פרטי העובדים, מספרי חשבון, כתובות, טלפונים ומידע אישי ופרטי. עליכם לוודא כי מסמכים אלה נשמרים בארגזים סגורים ואטומים, ושאינם מסתובבים חופשי כדי שכל אחד יוכל לקחת.
אם אתם נעזרים בשירותי חברת הובלות משרדים המספקת שירותי אריזה, שימו לב כי האורזים אינם חשופים למידע זה ומוטב שתציבו עובד מטעמכם, לצורך פיקוח על משימת האריזה.
שמירה על מידע המצוי במחשבי העסק
מחשבים שאינם נעולים בסיסמא הם מאגר מידע עשיר וזמין, אשר בשל חוסר תשומת לב שלכם עלולים להפוך לנשק בידי מתחרים או רמאים. עליכם לוודא כי המחשבים נעולים ושהמידע השמור בהם מוגן.
מומלץ לבצע גיבוי לכלל המחשבים במשרד טרם המעבר, ובעת הגעת המובילים יש לוודא כי המחשבים סגורים וכבויים. פעולה זו תסייע לכם גם לקצר את משך ההובלה, שכן כיבוי המחשבים כולם עלול להימשך זמן רב. כבו את המחשבים מבעוד מועד וארזו אותם בעזרת נייר עטיפה מיוחד, וארגזים ייעודיים.
שמירה על ציוד אישי של העובדים
בין אם החלטתם להיעזר בשירותי אורזים מחברת הובלות משרד, ובין אם בחרתם לארוז את הציוד בעצמכם, שימו דגש והקדישו תשומת לב לשמירה על חפציהם האישיים של העובדים.
מומלץ להעניק לכל עובד ארגז ולבקש ממנו לארוז את החפצים שלו בעצמו. כך יוכל להיפטר מציוד שאינו נחוץ, לארוז בסבלנות וברגישות את מה שחשוב לו ולזכור מה מכיל הארגז, דבר שיקל על פעולת פריקת הציוד במשרד החדש.
אם לעובדים נחוץ ציוד אריזה מיוחד – ספקו להם אותו קודם ליום המעבר, בכדי לוודא שפעולת האריזה תעשה בנחת ולא במהירות, דבר שעלול לגרום לתקלות וחוסר שביעות רצון. שיתוף העובדים באריזה יגרום להם לקחת חלק פעיל במעבר, להרגיש שותפים ולסייע לייעל את התהליך. בהצלחה.
מאת: ענבל ראוכורגר, אתר הספקים
