אספקה שוטפת של ציוד משרדי מהווה את אחד מיסודותיו של כל עסק מצליח אך למרות זאת, במקרים רבים הניהול של התהליך טעון שיפור. הבשורות הטובות הן שהשיפור הזה יכול להיעשות באופן פשוט ומהיר.

לפניכם טיפים וכללים שיעזרו לכם לבחור את הציוד הכי מתאים, להבטיח שלעולם לא יחסר דבר והכל תוך חיסכון של עד עשרות אחוזים במחיר.

מהו ציוד משרדי?

כפי שניתן לראות ציוד משרדי לעסקים כולל מפרט של מאות מוצרים מסוגים שונים – מכלי כתיבה, דרך מחברות עד לקלסרים משרדיים ולוחות שעם ומחיקים. השאלה שנשאלת היא האם אתם באמת צריכים את כל זה ובהינתן מצב של כל כך הרבה מותגים, כיצד תדעו במה לבחור?

הדרך לניהול מוצלח של הציוד המשרדי יכולה להיות מאוד פשוטה על ידי יישום של שלושה שלבים:

שלב 1: אפיון הצרכים

אפיון הצורך שלכם הוא השלב הראשון והחשוב מכולם שהרי כדי לרכוש פריט כלשהו, אתם צריכים לדעת מה אתם צריכים וחשוב יותר – מה אתם הכי צורכים.

הסיבה היא שבעוד שעסק מסויים יכול לרכוש יותר דפים למדפסת, עסק אחר דווקא יזדקק ליותר קלסרים.

מדוע חשוב להבין את זה? מהסיבה שבעוד שספק אחד יכול למכור ניירות למדפסת במחיר זול יותר, ספק אחר יכול לשווק קלסרים איכותיים במחירים יותר זולים.

הדרך הטובה ביותר לאפיין את הצרכים שלכם היא לבדוק את החשבוניות ולנתח מה נרכש וכמה. דרך מומלצת נוספת היא לשאול את העובדים מה הם צורכים, מה חסר להם ועל מה אפשר לוותר.

לאחר שתרכזו את כל הנתונים הללו תגיעו לרשימה מסודרת של פריטים שבהם אתם צריכים להתמקד ולדרוש הצעות מחיר מהספקים שתשוו בשלב הבא. מומלץ לעיין במדריך לבחירת ציוד משרדי שיעזור לכם לעשות עוד יותר סדר בתהליך.

שלב 2: בחירת ספק מתאים

לפני שאתם מרימים את הטלפון ומתחילים לאסוף הצעות מחיר מספקים שונים, יש כמה דברים שחשוב להבין ולדרוש כחלק מהשירות.

בחירת הספק לציוד המשרדי לעסק לא צריכה להסתכם רק במחיר (אם כי זה מאוד חשוב) אלא לכלול ראייה רחבה יותר.

מגוון של מוצרים

מגוון מוצרים מבטיח לכם שתמיד תוכלו להזמין כל מה שתצטרכו ושלא יהיו מחסור. כמו כן חשוב לבדוק עוד שני דברים:

1. הנחה ברכישת כמות גבוהה של פריטים.
2. מותגים פרטיים (ייבוא אישי) שמאפשרים לכם ליהנות ממחירים זולים יותר ביחס למקובל.

מדיניות משלוחים

בדקו את זמני המשלוח והעלויות שלהם. זכרו שבענף הציוד המשרדי לעסקים מקובל מאוד לשלוח אליכם את הציוד בחינם החל מסכום רכישה מינימאלי. בדקו את סכום המינימום והעדיפו ספק שהסכום הזה נמוך ככל שניתן כך שתוכלו להזמין גם פריטים בודדים ולא תצטרכו לחכות כל פעם להזמנה מרוכזת.

מערכת הזמנות נוחה ומתקדמת

אתם לא צריכים לבזבז זמן בשיחות טלפון כדי לתפוס את הנציג שאחראי על ההזמנות. בעידן הדיגיטלי חברות רבות מציעות לכם את האפשרות לנהל את ההזמנות באמצעות האינטרנט באופן מהיר ונוח.

שירות לקוחות

הספק עומד ללוות אתכם באופן שוטף ולכן חשוב מאוד לבדוק את המוניטין ואת שירות הלקוחות שלו. בין השאלות שכדאי לתת עליהן את הדעת: 1. שעות פעילות 2. זמני המתנה 3. האם ישנה נכונות לבוא לקראתכם ולעזור בעת הצורך.

שלב 3: ניהול שוטף ומעקב

לאחר שהשוויתם מחירים ובחרתם את הספק המועדף, תוכלו להתחיל ולבצע הזמנות אך אל תשכחו שכדי שהמחיר ימשיך להיות זול וכדי שהאספקה השוטפת תהיה במועדים שנקבעו, חלה עליכם החובה לבדוק ולבקר את ההתנהלות של הספק.

מומלץ לבדוק את ההזמנות בכל חודש ולברר עם העובדים ובמיוחד מי שמזמין את הציוד, את מידת שביעות רצונם מהתהליך.

בנוסף, בכל רבעון חשוב לעבור על הדוחות, לבדוק את העלויות ומה אפשר להוזיל בדגש על הציוד הנצרך ביותר.