כל בעל עסק יודע שהמפתח להצלחה הוא לעשות את המשימות באופן טוב ככל שניתן. עיקרון זה צריך להנחות את בעלי העסקים לכל אורך הדרך, החל מתכנון אסטרטגיה, התוויית אבני דרך, בחירת העובדים והתנהלות חשבונאית. מדובר במשימות מורכבות שדורשות התמחות ובניית תרבות ארגונית שתומכת במטרות הללו אך יש כמה פעולות שיכולות לשפר את היעילות במשרד וכל מה שצריך כדי ליישם אותן בהצלחה הוא היגיון בריא.

ספקו לעובד את התנאים והציוד שהוא זקוק להם

בעלי עסקים מתחבטים כל הזמן בשאלה איך אפשר להפיק את המרב ממצבת כוח אדם נתונה ולאור זאת מפתיע במיוחד לראות כיצד זמן עבודה יקר מתבזבז לו רק בגלל שלעובד אין את הציוד שהוא זקוק לו או שהכלים אינם בהישג יד. לעתים קרובות חוסר היעילות הזה צועק לשמיים ונמצא ממש לנגד עיננו אך לצערנו מדובר בסוג הדברים שרבים מהעובדים והמנהלים (אפילו הטובים) כבר התרגלו אליהם.

בפועל, תכנון וארגון סביבת העבודה באופן נכון שתומך במשימות היומיות של העובד במשרד אינו צריך להיות מסובך ואם תנהגו על פי הכללים שנציג בפניכם אתם עשויים לחסוך סכומי כסף נכבדים ולשפר את תפקוד המשרד באופן שלא חשבתם עליו.

מה צריך בכל משרד?

כדי להתחיל לתכנן ולארגן סביבה משרדית מוצלחת חשוב להבין מה בכלל צריך. בעסקים רבים הנקודה הזאת אינה מקבלת את מלוא תשומת הלב – דבר שמוביל למחסור בציוד, להגבלת העובדים ובזבוז של כסף בהוצאות שאין בהן צורך ממשי.

יש כמה פריטים שחיוניים לכל משרד. מומלץ לעיין ברשימת ציוד מומלץ למשרד שמתייחס לכל מה שהעובדים שלכם עשויים להזדקק לו כדי לבצע את המשימות היומיות באופן הרצוי.

מומלץ לבחון כל פריט לגופו ולא לקנות מכל הבא ליד. כמו כן חשוב להתאים את הכמות לצרכים שלכם ולמספר העובדים. באופן הזה תמנעו מחסור שמעכב את העבודה וחמור לא פחות – מצבים שהעובדים צריכים להתחיל ולחפש פריט כלשהו שהם זקוקים לו – פעולה שעשויה לגזול זמן יקר, אחת כמה וכמה בראיה של זמן מצטבר.

ארגון מסמכים וניירת

עוד נקודה שחשוב לתת עליה את הדעת היא הדרך שבה אתם מנהלים את הניירת.

מסמכים שהולכים לאיבוד או שלוקח זמן למצוא אותם הם עוד דרך נפוצה לבזבז זמן שלא לצורך וחמור מכך – לגרום לכם להפסדים כספיים או טעויות חשבונאיות.

אז מה עושים? גם כאן הכל מתחיל בתכנון סביבה מסודרת עם נהלים שמסבירים בדיוק מה צריך לעשות עם כל מסמך ואיך לאחסן אותו באופן מסודר כך שבזמן שתצטרכו אותו תדעו בדיוק היכן למצוא אותו. מדובר בתהליך שיכול לייעל את העבודה ולחסוך לכם ולעובדי המשרד הרבה מאוד כאבי ראש.

לאחר שתכננתם בדיוק כיצד יתנהל ניהול המסמכים, חשוב לרכוש את הכלים שיאפשרו לכם לעשות את זה באופן הנכון. כיום משווקים מגוון פתרונות תיוק וקלסרים מסוגים שונים שיכולים לסייע לכם בתיוק נכון ובארגון הניירת כך ששום דבר לא ילך לאיבוד וחשוב לא פחות, תוכלו למצוא כל מסמך באופן מהיר, פשוט ובלי לבזבז זמן.

השפעת המיכון המשרדי על היעילות

עוד פעולות יומיות שגרתיות שבאפשרותכם להשפיע עליהן (ועל המחיר שלהן), קשורות דווקא לסוג המיכון המשרדי. ישנם מגוון פריטים אך הדוגמה הנפוצה היא המדפסת.

חשוב לבחור למשרד במדפסת אמינה שמדפיסה בקצב מהיר ובלי תקלות. מדובר במכשיר שהולך לעבוד הרבה שעות וחשוב להשקיע במוצר עם טכנולוגיה ואמינות מוכחים.

דבר נוסף שצריך לשים לב אליו הוא המחיר של כל הדפסה. ההפרש בעלות ההדפסה בין מדפסת לייזר לדיו אינו גבוהה בהסתכלות על עמוד בודד אך במשרד ממוצע שבו מדפיסים מאות ואף אלפי דפים, המחיר להדפסה הופך להיות משמעותי.

ריהוט משרדי מתאים

בניגוד לנקודות שסקרנו עד כה, לריהוט המשרדי כמו כיסאות ושולחנות אין השפעה ישירה על הפעולות אך ההשפעה העקיפה שבאה לידי ביטוי בנוחות של העובדים יכולה להתגלות כאחת הנקודות הקריטיות.

עובד במשרד ממוצע מבלה הרבה מאוד שעות בישיבה מול מחשב ואם הוא לא ירגיש בנוח או במידה שהציוד אינו יתמוך בו מבחינה בריאותית, מהר מאוד תגלו שהתפוקה יורדת כתוצאה מחוסר נוחות וקושי להתרכז בעבודה. במקרים קיצוניים העניין אף עשוי לגרום לבעיות בריאותיות שילוו בימי מחלה והיעדרויות.

לאור זאת חשוב מאוד לבחור בריהוט איכותי ואפילו אם הוא יקר, המחיר של שימוש במוצרים זולים עשוי להתברר כיקר הרבה יותר.

אז איך מתחילים? הכל מתחיל בתכנון. הכינו רשימה של ציוד משרדי דרוש, עבדו עם ספקים מומלצים והשקיעו בסביבת עבודה מקצועית ומסודרת. היו בטוחים שאותו עובד יכול לעבוד באופן הרבה יותר יעיל אם יהיו לו את הכלים הדרושים וסביבת עבודה תומכת.

צילום: pixabay