אירוע עסקי מוצלח יכול להיות משמעותי ביותר עבור בית עסק מסוים, הן עבור עסקים קטנים ובינוניים והן עבור חברות ענק.
אירועים עסקיים הם דבר נפוץ מאוד כיום ומשמשים למגוון מטרות דוגמת יחסי ציבור וקידום מכירות, בניית מוניטין מסוים עבור החברה, יצירת גיבוש בין עובדי החברה וגורמים נוספים ועוד. במיוחד באותם אירועים אליהם מוזמנים גם גורמים חיצוניים לחברה, דוגמת לקוחות או גורמי תקשורת שונים, הפקה מוצלחת של האירוע היא בעלת משמעות עצומה.
כיצד נפיק אירוע עסקי קטן "כמו שצריך"? מה נרצה שיהיה באירוע ועל מה חשוב לשים דגש בעת התכנון וההפקה?
מיקום האירוע
אחד הפרמטרים החשובים ביותר בעריכת אירוע עסקי קטן כגדול, היא בחירה מוצלחת של המיקום. למיקום האירוע שני פרמטרים עיקריים – הראשון הוא הפרמטר הגיאוגרפי – היכן בארץ נערוך את האירוע? התשובה המתבקשת היא לערוך אירוע עסקי במקום הקרוב כמה שיותר למקום מושבו של בית העסק העורך את האירוע, על מנת שיהיה למוזמנים השונים נוח להגיע (עובדי העסק, לקוחות, מוזמנים אחרים הקשורים לאותה חברה וכו'). אין חובה לבחור מיקום אשר יהיה ממש באותו איזור גיאוגרפי בו נמצאים משרדי החברה, אך עדיף גם שלא להתרחק יתר על המידה.
הפרמטר השני הנוגע למיקום האירוע העסקי שלנו הוא סוג המקום המארח את האירוע. באירועים עסקיים מסוימים נרצה לערוך את האירוע במיקום אלגנטי ויוקרתי, דוגמת גן אירועים או אולם שמחות מושקעים ומעוצבים. במקרים אחרים (דוגמת אירוע עסקי לעובדים אשר אמור להיות קליל ונינוח יותר) אפשר לבחור מיקום פחות "רשמי".
באשדוד, לדוגמה, לא נתקשה למצוא מיקומים כאלו – חופי הים של העיר הם אפשרות קורצת ומתבקשת…
אירועים קטנים עם דגש על הפרטים הקטנים
אחד הדברים החשובים ביותר להבין כאשר מתכננים אירוע עסקי קטן יחסית, הוא כי באירועים קטנים חשוב במיוחד לשים דגש על כל הפרטים הקטנים ביותר, שכן כאשר האירוע קטן ומכיל מספר מוזמנים נמוך יחסית, ניתן לשים לב יותר בבירור לכל פרט ופרט. לכן, כאשר אתם מפיקים אירוע עסקי קטן, אל תחסכו בזמן על מנת לוודא כי הכל נלקח בחשבון, החל מהרכב תפריט המזון, הקינוחים והיינות, ועד לסוג המוסיקה אשר תתנגן לאורך כל הערב, הפרטים הטכניים הקשורים לווידיאו במידה ואתם מתכננים להקרין מצגת או סרט, וכד'…
לתת למוזמנים להרגיש חשובים
נקודה נוספת, ופחות טכנית, אשר כדאי לייחס לה חשיבות בעת תכנון אירוע עסקי קטן, היא כי כאשר אירוע חגיגי מכיל מעט מוזמנים יחסית, הקשר הבינאישי בין מי שמפיק ומארח את האירוע (במקרה הזה – מנהליה של החברה העורכת את האירוע) לבין המוזמנים השונים מושם תחת זכוכית מגדלת. כאשר אין בסביבה מאות רבות של מוזמנים והסחות דעת, והאירוע מצומצם ואינטימי יותר, התקשורת והיחסים הבינאישיים משחקים תפקיד מרכזי יותר.
לכן, כדאי לוודא כי האנשים המארחים את האירוע מכירים כל אורח וכל מוזמן, יודעים בדיוק מי הוא או היא, מה הקשר שלהם לאירוע ולחברה וכו'. זוהי הדרך להבטיח יצירת קשרים אישיים טובים בין גורמים בבית העסק לבין המוזמנים השונים לאירוע, וזוהי אחת המטרות העיקריות בעריכת אירועים עסקיים קטנים.
