כל עסק חייב להקפיד על רישום ההכנסות וההוצאות, בהתאם לחוקים ולתקנות שנקבעו בארץ. הנהלת חשבונות (הנה"ח) הוא תחום המתמקד בתיעוד הפעילות הפיננסית של עסק מסוים (ישות חשבונאית), מנהל חשבונות אחראי על רישום התנועות הכספיות המתבצעות בעסק, למשל מכירות, הכנסות, השקעות, רכישת מלאי וכדומה. בנוסף, מנהל חשבונות אחראי להעביר מאזן בוחן לרואה החשבון של העסק, ובהתאם לעסק ומאפייניו מנהל החשבונות מפיק גם את תלושי השכר של העובדים.
כדאי לדעת כי בתחום הנהלת החשבונות ישנן שתי שיטות רישום עיקריות:
- הנה"ל חד צדית
- הנה"ח כפולה
מה זה הנהלת חשבונות?
הנה"ח לעסק נועדה לתעד בהתאם לדרישות החוק את ההכנסות וההוצאות של העסק. יש לרשום את ההכנסות וההוצאות על פי דרישות החוק בישראל, כלומר יש לנהל ספר תקבולים ותשלומים. ישנם עסקים בהם מקימים מחלקת הנה"ח שתפקידה לתעד את ההכנסות וההוצאות, להנפיק חשבוניות מס וקבלות, לדווח לרשויות המס על מקדמות, להגיש בזמן דו"ח מע"מ וכמובן להגיש דו"ח שנתי בסוף השנה.
חשוב לציין כי כאשר פותחים עסק חדש היזם חייב להגיע למשרדי מע"מ ומס הכנסה על מנת לרשום את העסק כחוק. רק לאחר פתיחת תיק במע"מ ובמס הכנסה (באופן עצמי או בעזרת רואה חשבון) ניתן להתחיל להפיק חשבוניות וקבלות על שירותים ו/או מוצרים שהעסק מציע ללקוחותיו.
את החשבוניות או הקבלות ניתן להפיק באמצעות תוכנה ייעודית המותקנת במחשבי העסק, או באמצעות רישום בפנקסים מודפסים. כיום, בעידן האינטרנט המהיר ובעידן הטכנולוגי המתקדם בו אנו חיים, יש פתרונות מתקדמים יותר לבעלי עסקים, לדוגמה מנהל חשבונות אישי באינטרנט.
הנה"ח – פנימית או חיצונית
עד לפני מספר שנים רוב העסקים בארץ העסיקו מנהל חשבונות בעסק, כאשר בעלי עסקים קטנים ובינוניים בדרך כלל העסיקו מנהל חשבונות חיצוני בהתאם לצורך. כיום, רוב העסקים כבר הבינו כי עדיף להם לנהל את הנה"ח של העסק במיקור חוץ, כך הם זוכים לשירות יעיל ואיכותי יותר, חוסכים עלויות כוח אדם, מקבלים דיווחים שוטפים חשובים המסייעים להם לנהל היטב את העסק ונמנעים מטעויות ומבעיות מול רשויות המס וביטוח לאומי.
הנהלת חשבונות נחשבת למשימה פשוטה יחסית, התחום כולל פעולות כמו:
- הפקת חשבוניות ללקוחות העסק ורישום החשבונית וההכנסה כחוק.
- רישום חשבוניות המתקבלות מהספקים של העסק על פי סוג הוצאה.
- הפחתת המע"מ כנדרש בחוק מהחשבוניות שהעסק מנפיק ללקוחותיו.
- רישום הוצאות מול הכנסות כדי לחשב את רווחיות העסק וכדי להיערך לקראת תשלום מקדמות מס.
- דיווח דו חודשי על מקדמות מס ודו"ח מע"מ.
- מאזן בוחן.
ניהול תקין של הנהלת החשבנות בעסק מאפשרת לבעלים לקבל החלטות פיננסיות שקולות המבוססות על נתונים עדכניים. כמו כן, בעל העסק יכול להימנע מתשלומים מיותרים לרשויות המס ולביטוח לאומי, להיערך נכון לקראת רכישת מלאי, להחליט על גיוס מימון ואשראי בהתאם למצב העסק וצרכיו ועוד.
