אחד התחומים הבולטים ביותר בשנים האחרונות בעולם הייטק בכלל והעולם של ניהול משרד בפרט, הוא בינה עסקית. תחום זה החל להיווצר בשנות השישים-שבעים ותפס תאוצה במהלך השנים, הרבה בזכות רשת האינטרנט והיכולת ליצור אינטגרציה בין מערכות שונות איתן עובדים משרדים שונים.
הרעיון של בינה עסקית הוא מאוד פשוט, מדובר במערכת שעוזרת לארגון להפיק מידע ומתוכו לקבל נתונים ולנתח אותם. הסיבה שבגינה רשתות גדולות, עסקים בסדרי גודל שונים, ארגונים ועמותות עובדות עם מערכות בינה עסקית היא מאוד פשוטה, כיום לכל ארגון בכל סדר גודל יש מגוון רחב של מידע, כמעט אינסופי, והוא צריך לדעת כיצד לעבוד איתו, לנתח אותו ולהפיק ממנו תועלת.
כשאנחנו אומרים להפיק תועלת ממידע אנחנו מתכוונים, לקחת את הנתונים אשר מופקים מהמידע ולדעת כיצד לסדר אותם בצורה נכונה, להשתמש בהם ולדעת להוציא מהם את הפרטים החשובים על מנת שיהיה ניתן לערוך בהם שימוש חכם. אחת הבעיות של ארגונים, במיוחד ארגונים גדולים, היא שקיימים אצלו מאגרי מידע אינסופיים כמעט, ואלה יוצרים הרבה מאוד רעשי רקע. רעשים אלו מקשים אליו להתנהל בצורה נכונה ויעילה. בינה עסקית עוזרת לקחת את המידע הקיים, מתוכו לברור את המידע ההכרחי לצרכים של הארגון ולנצל מידע זה בשביל לבצע פעולות שונות.
בינה עסקית ועבודה של משרד במאה ה-21
ניקח משרד סטנדרטי, כזה שעובד עם לקוחות חיצוניים, ספקים וכן יש לו מספר עובדים. משרד אשר מתנהל בתחום תחרותי עם מספר מתחרים וכן רגולוציות שונות. משרד כזה חייב שיהיו לו מקורות מידע אשר יאפשרו לו לעבוד בצורה נכונה עם כלל המערכת בתוכה הוא מתנהל. כעת עולה השאלה, כיצד זה עובד.
אז משרד כזה מגייס מספר מקורות מידע, כל המידע נכנס אל תוך המאגרים של הארגון ומערכת בינה עסקית יודעת לנווט בתוך המידע ולהוציא מתוכו את כל מה שהארגון צריך בשביל שהוא ידע לעבוד בצורה חכמה מול הלקוחות, הספקים, העובדים, וכן הוא ידע לעבוד בתוך התחום שלו מול חברות וארגונים אחרים.
עבור המתבונן מהצד, אפשר לומר שמדובר במיפוי של השטח לרמה בסיסית של נתונים, כאשר המערכת יודעת לקטלג ולהשתמש במידע על פי מדרג מסוים, שוב הכל על פי סוג המידע, איכותו וחשיבותו.
הרעיון של בינה עסקית הולך ומשתפר כל הזמן, על פי הערכות בעוד שנים לא מעטות התחום הזה יגיע למצב בו הוא ינהל באופן פרטני את העסק ויאפשר למנהלים להשתמש במידע מזוקק ומפורט באופן כזה שהם יוכלו לעשות בו שימוש נרחב על פי הצרכים שלהם. מאחר וכמות המידע בעולם גדל ומקורות המידע גדלים, אז כל ארגון חייב להשתמש במערכות בינה עסקית חכמות יותר ועם הזמן, סביר להניח שגם ארגונים קטנים ישתמשו במערכות כאלה בשביל שיוכלו להשתמש במידע שעומד לרשותם בצורה חכמה.
