לתכנן כנס עסקי לעובדים הוא לא עניין פשוט כלל וכלל ותכנון הפרטים במדויק זו אומנות של ממש. ברור לכם כי יש לא מעט גורמים שצריכים להילקח בחשבון, ואלה יגדירו יותר מכל את רמת ההצלחה של הכנס. יחד עם ההחלטות הכלכליות לגבי הכנס – מיקום, תאריך, פעילויות ועוד – נדרש לתת תשומת לב ניכרת לפרטים הקטנים ביותר שעשויים לחולל הבדל גדול בפועל.
הסעות
כשעורכים כנס עסקי, מצפים בוודאי לנוכחות של כמה שיותר עובדים. המקום בו נערך הכנס, יחד עם דרכי ההגעה אליו, ישפיעו במידה ניכרת על סוגיה זו. המלצה מועילה במיוחד היא לדאוג לעובדים לשירות הסעות לכנס, בין אם ממקום העבודה עצמו ובין אם מביתם.
בדרך זו אפשר לשפר את תחושת שביעות הרצון שלהם, להגדיל את הנוכחות שלהם בכנס ואף להביא לכך שכל אחד מהם יפיק מהכנס את המקסימום. לא תרצו שהעובד שלכם יגיע לכנס לאחר שנסע שעות ארוכות בכבישי ישראל, מה שעלול להביא לכך שהוא יהיה עייף, עצבני ויפיק הרבה פחות מהכנס.
אוכל
הסוגיה הבאה מאפיינת בעיקר כנסים הנמשכים מספר שעות לפחות, על אחת כמה וכמה יום שלם. כשמתכננים כנס, חשוב מאד לחשוב מה העובדים והמשתתפים האחרים ירצו לאכול על מנת לשמור על הכוח והמרץ שלהם; אתם לא באמת מצפים שהם יהיו מרוכזים בכנס, לאורך זמן, מבלי שהם מכניסים דבר לפה שלהם כל היום. אין צורך לספק לכל עובד מנת גורמה. לעיתים, דווקא מאכלים קטנים ופשוטים להכנה או לרכישה, דוגמת סנדוויצ'ים, פירות או ירקות, יכולים לעשות את ההבדל. ברור שגם כאן צריך להציב גבולות ולהתחשב בתקציב שיכולים להקדיש לכנס עצמו.
הספקים
כדי שכנס עסקי יהיה מוצלח, נדרש להיעזר בלא מעט אנשי מקצוע, המשתנים בהתאם ללוח הזמנים של הכנס ולתוכנית שלו – גורמים בתחום הקולינרי, נהגים, מעבירי סדנאות, מרצים, אנשי חשמל ותאורה וכן הלאה (המקום בו נערך הכנס משפיע מאד מהבחינה הזו). כדי למנוע מצב בו דברים מסוימים יפלו אל בין הכיסאות, מומלץ להשקיע מחשבה נכונה בבחירה של בעל המקצוע.
יש להגדיר בדיוק מה מצפים ממנו לעשות ובאיזה אופן, וכמובן שגם לתאם איתו את כל היבטי מתן השירות שלו. מומלץ להכין רשימת מסודרות של כל בעלי המקצוע, כולל שעת ההגעה, פרטי יצירת הקשר או המחיר עבור השירות שלו, מה שימנע הפתעות לא נעימות לפני הכנס, במהלכו או אחריו.
