קל מאוד להתייחס לדף מודפס בודד שיוצא מהמדפסת כאל הוצאה כספית חסרת חשיבות, אבל בעסק שבו מדפיסים מאות דפים בכול יום, עלויות אלה מצטברות לסכום משמעותי ביותר.
הדפסה היא אכן הוצאה עסקית משמעותית, אבל יש לכם יותר שליטה על הוצאות אלה מכפי שנדמה לכם. נכון, שיש כמה עלויות בלתי נמנעות, אבל עדיין יש כמה דברים שאתם יכולים לעשות כדי לקצץ בעלויות ההדפסה. הנה 5 הצעות לחיסכון בהוצאות ההדפסה בין אם אתם משתמשים במדפסת הזרקת דיו, מדפסת לייזר או מדפסת משולבת.
- עבודה מתוך מודעות
האם ההודעה שמצורפת לכול דוא"ל: "נא לקחת בחשבון את הסביבה לפני הדפסת דוא"ל זה", באמת מיטיבה עם עולם? ובכן, אל תתפלאו אם בכול פעם שמישהו בכול זאת מדפיס את הדוא"ל ההודעה עצמה מודפסת גם היא אבל על דף נפרד. פחי המחזור במשרדים השונים גדושים בדפים שכאלה שמלכתחילה לא היו צריכים להיות מודפסים.
סיימו מסורת בזבזנית זו של עבודה, והתחילו בנוהל חדש. אם אתם בעלי עסק קטן, תוכלו להיות דוגמה לעובדים: אל תדפיסו ואל תניחו על שולחנות העובדים מזכרים, סיכומי ישיבות או מאמרים מעניינים. בשביל זה הומצא הדוא"ל. במקום זאת, שלחו להם את החומרים בדוא"ל. השורה התחתונה: כמעט ואין שום דבר שאי אפשר להשתמש בו בצורה דיגיטלית במקום בהדפסה.
- חיסכון בנייר
אחד הטריקים להפחתת כמויות ההדפסה הוא דחיסת מידע נוסף בכול עמוד. עם מדפסת שמאפשרת הדפסה דו צדדית, הדפיסו משני צידי הדף. כאשר אתם מדפיסים שקופיות מ-PowerPoint, השתמשו באפשרות להדפיס מספר שקופיות על עמוד אחד, ואל תדפיסו כול שקופית על עמוד נפרד. אופציית "Shrink to fit" שנמצאת באקסל וברוב דפדפני האינטרנט מאפשרת לכם להדפיס יותר חומר על גבי הדף מבלי לחתוך את הכיתוב והעמודות. כך תוכלו לחסוך הדפסה של דפים רבים.
- ליהנות מהגופנים
דרך לחסוך בדיו היא להשתמש בגופן שדורש פחות דיו. המחקר מצא שהגופנים "אריאל" ו- Time New Roman יכולים לחסוך לכם הרבה כסף לעומת גופנים אחרים שצורכים יותר דיו.
- שתי מדפסות יכולות להיות זולות יותר מאחת
אולי זה נשמע פרדוקסלי, אבל שתי מדפסות במשרד יכולות לסייע לכם לחסוך בכסף. מדפסת אחת תוקדש להדפסה בשחור והשנייה לצבע. המדפסת השחורה צריכה להיות מדפסת לייזר מהירה ואילו הצבעונית יכולה להיות גם הדפסת דיו, ולשמש רק להדפסת תמונות. מדפסות לייזר הן הרבה יותר מהירות וזולות לשימוש מאשר מדפסות הזרקת דיו.
- החלפה למדפסת רשת
פתרון דרסטי, שלא צריך להתייחס אליו בקלות, הוא להסיר את המדפסות הבודדות על שולחנות העובדים ולהשתמש במדפסת רשת. העובדים ידפיסו פחות אם יצטרכו לקום ולגשת למדפסת כדי להביא את ההדפסות. אפשר גם למקם את מדפסת הרשת בסמוך לחדרו של מנהל המשרד, כדי להרתיע אנשים מביצוע הדפסות בזבזניות ומיותרות.
המאמר באדיבות חברת יזמקו.
