תכנון כנס הוא מבצע מאתגר ומורכב שדורש חשיבה אסטרטגית, היערכות לוגיסטית והיתכנות מוקדמת. אתם מעוניינים שהכל יעבוד על פי התוכנית, ההרצאות יהיו מרתקות, המרצים יהיו מעניינים, המשתתפים יהיו מרוצים והכנס יקבל ביקורות חיוביות.
לפני שמתחילים בהפקתו של הכנס, חשוב לגבש את כל הרכיבים להצלחה אשר רלבנטיים לקיום הכנס, מבחירת לוקיישן דרך ההחלטה על מנחי האירוע ועד אוסף התכנים שיעלו בכנס, לוחות הזמנים של הכנס, תפריט גסטרונומי, כיצד יתנהל המעקב אחר אישורי הנרשמים ואיך יקבלו אותם בפועל כשכיום יש טכנולוגיה מתקדמת שמאפשרת למשתתפים להיות אינטראקטיביים עם תכני הכנס מרחוק באמצעות אפליקציה או שעון חכם.
מעוניינים להפיק כנס בסטנדרט הגבוה ביותר? לפניכם מספר המלצות כיצד ניגשים לפרויקט תכנון כנס מוצלח, שלב אחר שלב:
להתכנס למקום אחד
המיקום בו עתיד להתרחש הכנס בעל חשיבות אסטרטגית וכדי להעלות את סיכויי ההגעה של המשתתפים באירוע, כדאי לקיים אותו במקום יחסית מרכזי הנושק לערוצי תחבורה ראשיים ושניתן להגיע אליו גם באמצעים של תחבורה ציבורית כמו רכבת, אוטובוס וכמובן, שתהיה לו חניה מסודרת לאלה שבחרו להגיע ברכב פרטי.
בנוסף, בחירת המקום מושפעת מכמות המשתתפים הצפויה, כשחשוב שהמקום יאכלס בנוחות את כל המוזמנים ללא תחושת צפיפות ואם מדובר בכנס בוטיק שתישמר תחושה אינטימית יותר.
המקום מושפע גם מאופי הכנס ולעיתים המארגנים זקוקים לשטח רחב ידיים, כדי להעמיד מיצגים ודוכנים מעניינים ומודלים לתצוגה במיוחד אם יש הרהב מאוד שותפים באירוע, נותני חסויות וכדומה.
על מנת לבחור את המוקד האולטימטיבי, צאו לסיור במקומות הפוטנציאליים על מנת לתכנן את זרימת האירוע בפועל ביחס למרחב – היכן תוצב עמדת הרישום, לאן האורחים יזרמו בהמשך לאחר שנכנסו, ספגו אווירה ואישרו את נוכחותם, האם יש צורך במספר נקודות לפעילויות שיתקיימו במקביל זו לזו וכדומה.
המועד של הכנס אף הוא קריטי, כי אם מדובר באירוע חורפי רוב הסיכויים שתצטרכו מקום סגור ומקורה בעוד בעונות מתונות יותר אפשר לשלב בין קבלת פנים באוויר הפתוח להתרחשות באולם או אפילו להעביר את הכנס כולו לשטח פתוח.
הטאץ' הקולינארי לכנס מושלם
ליבת הכנס היא אולי השקתו של מוצר או שירות, דיונים סביב נושא מסוים, אבל האוכל מהווה רכיב בלתי נפרד מההצלחה. במיוחד כאשר שוהים בכנס זמן ממושך.
אתם מעוניינים בוודאי להשקיע ולשדרג את החוויה ולהציע לאורחים ארוחה קלה או מרכזית, פינגר פוד בקבלת הפנים והמינגלינג שלפני תחילת העניינים.
חשבו איך אתם מחברים את נושא האוכל לכנס מבחינת מנות שניתן לאכול תוך כדי תנועה, עמדות קולינאריות קונספטואליות במתכונת דמוית שוק אוכל בינלאומי, בית קפה נינוח ייעודי למי שרוצה ללגום משקאות חמים, סעודה מרכזית בהפסקה הגדולה של הכנס, מנות המבוססות על חומרי גלם עונתיים לפי הטיימינג בו מתקיים הכנס.
ומה בתוכנית של הכנס?
בניית התכנים לכנס היא החשובה ביותר, כי תוכנית הכנס היא זו שאמורה למשוך את המשתתפים להשתתף בכנס. התכנים הם נגזרת של הרעיון שעומד מאחורי הכנס או נושא הכנס ובמקרה הזה, ההחלטה המתקבלת היא האם לשבץ מספר מרצים או מרצה אחד, האם יהיה מנחה שינחה את הכנס ומי הוא יהיה ובאיזו קונסטלציה – יראיין את האורחים או רק יספק קטעי קישור בין ההרצאות המתחלפות, האם לשלב מופע בין ההרצאות כי להוסיף ערך מוסף וחוויה ייחודית לכנס.
מומלץ לדאוג גם לאספקט הטכנולוגי של הכנס בבחירת אולם הרצאות מבוסס פלטפורמה מתקדמת להקרנת מצגות, סרטונים, מערכת סאונד משוכללת ומערכת תאורה איכותית ליצירת התנאים האופטימאליים עבור כנס מקצועי מוצלח.
