המפגש הפרונטאלי עם לקוחות או משקיעים מייצג את "הפנים" של החברה. אירוע עסקי הוא הזדמנות להרשים, להשקיע, לפנק ולהעביר את המסר – שהלקוחות שלכם נמצאים בידיים הטובות ביותר או שמדובר בחברה שהיא נכס אמתי עבור משקיעים.
אם החלטתם ליזום אירוע מסוג זה, בין אם להציג מוצר או שירות חדש, לחשוף נתונים מפתיעים אודות פעילות החברה, לפרגן ללקוחות נאמנים או להכיר באופן אישי שותפים אסטרטגיים לדרך – חשוב שתבנו כהלכה את האירוע כך שהוא אכן יעביר את הרושם המבוקש. לפניכם מספר טיפים להצלחה.
בחירת מקום אסטרטגי
בחירת הלוקיישן בעלת השפעה מכריעה על האווירה וההנאה של המוזמנים. בחרו מקום שמתאים בגודלו למספר המשתתפים – אם מדובר במוזמנים נבחרים, כדאי לשכור אולם קטן עם אווירה אינטימית בראשון לציון ולהימנע מרושם של אירוע ריק שלא הגיעו אליו אנשים רק משום שנוצרה דיספרופורציה בין גודל אולם לכמות המוזמנים. חשוב מקום נוח לגישה והגעה עם חנייה צמודה וקרבה לערוצי תחבורה ראשיים. מקום מרשים מבחינה ויזואלית תוך הקפדה על סטנדרט אסתטי גבוה ברמה העיצובית ואפשרות למתג את המקום לפי הזהות הוויזואלית של החברה. לוגו, גוונים המזוהים עם הפירמה וכדומה.
גסטרונומיה משובחת
שלב קריטי במינגלינג שקודם להרצאה או לפרזנטציה הוא שלב קבלת הפנים. כאן האוכל משחק תפקיד חשוב ויש להקפיד על חומרי גלם משובחים, הגשה אלגנטית תוך הקפדה על רצונות הלקוח, בין אם במגוון העשיר ובבר משקאות מושקע במיוחד. כמובן שאם האירוע העסקי כולל גם סעודה – חשוב לגבש תפריט שיתאים למועד בו מתקיים האירוע (בוקר, צהריים או ערב) ויכלול אופציות לצמחונים וטבעוניים, אוכל קליל ואוורירי בימי הקיץ ואוכל עשיר יותר ומחמם בעונת החורף. כדאי לבצע הליך טעימות קודם על מנת לבחור באופן אישי כל מנה שתשתלב בתפריט הסופי שיוצע לאורחים.
תוכנית הכינוס עושה הבדל גדול
המהות של אירוע עסקי הוא היא באמת זו שקובעת את הקונספט של האירוע. כך למשל, אם מדובר בהצגת מוצר חדש, הרי שהוא יככב בעיצוב של האולם וכמובן בתוכנית של האירוע – בפרזנטציה, הדגמה, התנסות של הלקוחות והאורחים עם המוצר או השירות החדשני ואם מדובר באירוע לסיכום ההצלחות לשנה, בוודאי תרצו לחלק לכל אורח קטלוג מרשים שחושף את הנתונים המרשימים וכדומה. חשבו כיצד לארוז את האירוע סביב הנושא של הכינוס. לדוגמא – אם מדובר במוצר קוסמטיקה, אפשר ללוות את האירוע בעמדות ספא מפנקות ועמדות איפור או טיפוח ואם במוצר טכנולוגי, ניתן להציג עמדות אינטראקטיביות ולבחור בעיצוב עתידני יותר. החליטו על תמהיל האירוע לפי קהל היעד שלכם. משקיעים יתעניינו יותר בהכרות ותצוגת השירות או המוצר ואילו לקוחות שיתרונות שהם יוכלו להפיק מאותו מוצר. ניתן להעשיר את האירוע בהרצאות מעניינות מאותו עולם תוכן. לדוגמא, הרצאה של מומחה על מגמות בהשקעות בנכסים לאירוע בענף הנדל"ן או הופעה של אומנים באירוע של חברת תרבות וכדומה.
נפלאות ה- giveaway
על מנת שלאורחים יישאר "טעם של עוד" מהאירוע עצמו, חשוב להעניק להם מתנה או מזכרת מהאירוע עצמו. אם האירוע שילב סדנה כלשהי, כמובן שהאורחים יוכלו לשאת עמם את התוצרים שהם בעצמם הכינו בסדנה (למשל באירוע עסקי להשקת מוצר מזון שלווה בסדנת בישול עם שף מוכר) ואם לא, ניתן כמובן לארוז עבורם חומר פרסומי יחד עם מתנה ממותגת בלוגו או בדמות של האייקון או הפרזנטור שמזוהה עם העסק. בדרך זו הם יזכרו את האירוע גם אחרי שהוא יסתיים והם ישובו לבית או למשרד שלהם עם המתנה שהם קיבלו באירוע העסקי שארגנתם עבורם.
